Senior Projectsecretaris

Senior Projectsecretaris

Locatie: Amsterdam
Startdatum: 15-3-2010
Einddatum: 15-06-2011
Optie op verlenging: 2 maal 3 maanden
Inzet: 36 uur per week
Reageren voor: 5 maart 2010 10:00 uur.

1. Doel van de eenheid OPP
Het beschikbaar hebben en stellen van hooggekwalificeerde medewerkers met degewenstedeskundigheid en vaardigheid aan de afnemers van OPP. Het zodanigmanagen en coachen van deze medewerkers dat hun professionele ontwikkelinggewaarborgd is en hun inzet bij de betreffende afnemer tot een optimaalresultaat leidt.

2. Doel van de functie
De projectsecretaris ondersteunt het projectmanagement door het verzorgen vande projectadministratie en – planningen.

3. Bijdrage van de functie
De functie draagt indirect bij aan de productie, waarbij het resultaatgerelateerd is aan ondersteuning van het lijnmanagement dan wel de functionelelijn.

4. Hoofdtaken
- Legt gemaakte afspraken vast en bewaakt deze.
- Stelt projectagenda op; verzamelt en bewerkt de daartoe benodigde gegevens.

- Voorbereiden en nabewerken van de projectgroepen/ bijeenkomsten/conferenties.
- Maakt toelichtende nota’s en verzamelt en bewerkt de daartoe benodigdegegevens.
- Draagt zorg voor bijhouden projectdocumentatie en versiebeheer.
- Ondersteunt de projectleider of -manager bij het opstellen en het updaten vande planning en de mankracht- en kostenbegroting.
- Bewaakt de planning en begroting van projectactiviteiten en signaleertoverschrijding van tijd en budget aan de projectleider of -manager en/ofrappelleert aan de betreffende projectleden.
- Bewaakt de vastlegging en afhandeling van zaken in diverse logboeken,waaronder: issuelog, risklog.
- Maakt, in overleg met projectleider of –manager, de projectrapportages.
- Bespreekt bijzonderheden met projectleider of –manager.

5. Functiegebieden
Administratie, Control, Service, Planning.

6. Competenties
6.1 Bedrijfscompetenties
6.1.1 Algemeen UWV
- Kent de missie en bedrijfsdoelstellingen van UWV.
- Kent globaal de wetgeving en organisatie van de Sociale Zekerheid enspecifiek de plaats
van UWV in de keten.
- Kent de hoofdlijnen de organisatie van UWV.
6.1.2 Gedragscompetenties UWV
• Samenwerken: Levert een actieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaatof probleemoplossing, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft datniet direct van
persoonlijk belang is.
• Klantgerichtheid: Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant enhiernaar handelen. Anticiperen op behoeften van klanten. Hoge prioriteit gevenaan servicebereidheid en klanttevredenheid.
• Resultaatgerichtheid: Is actief gericht op het behalen van resultatenen doelstellingen en heeft de bereidheid om in te grijpen bij tegenvallenderesultaten.
6.2 Functiecompetenties
6.2.1 Vakinhoudelijke competenties
Opleiding/kennis
- Minimaal afgeronde MBO opleiding.
- Heeft een opleiding op het gebied van projectondersteuning gevolgd.
- Kennis van de relevante bedrijfsfuncties waarin de projecten zich afspelen.
- Kent en gebruikt de door UWV gehanteerde methodiek in het kader vanprojectmanagement.
Ervaring
- Minimaal 1 jaar ervaring met projectondersteunende werkzaamheden.
- Goed bekend met het werken met office applicaties (Word, Excel).
6.2.2 Gedragscompetenties OPP
• Leervermogen: Nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectieftoepassen.
• Organisatieloyaliteit: Eigen gedrag in lijn brengen met de cultuur,behoeften,
prioriteiten en doelen van de organisatie.
6.2.3 Specifieke gedragscompetenties
• Voortgangsbewaking: Opstellen en bewaken van procedures om de voortgangvan taken of activiteiten van medewerkers en van de eigen taken enverantwoordelijkheden te bewaken en
zeker te stellen.
• Schriftelijke communicatie: Ideeën en meningen duidelijk maken in eenrapport of document dat de juiste opzet en structuur heeft, grammaticaalcorrect is en dat de juiste taal en terminologie voor de lezer bevat.Discipline: Zich voegen naar het beleid en de procedures van de organisatie.Bij onduidelijkheid of veranderingen bevestiging zoeken bij de juisteautoriteit.

7. Bijzonderheden
In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt verwacht dat voorwoon-werkverkeer en eventuele dienstreizen gebruik gemaakt wordt van hetopenbaar vervoer.